0502【其他制度】-中心内部控制规范指导条例
    作者:公共教学服务中心  日期:2015/11/5 14:06:24  阅读:2958
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    第一章  总 则

    第一条 为进一步提高公共教学服务中心内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,依据教育部关于做好《行政事业单位内部控制规范(试行)实施工作的通知(教财函[2013]142号)》、《中国矿业大学经济活动内部控制制度评审和监督办法(中矿大[2013]32号)》等文件精神,制定公共教学服务中心内部控制规范指导条例。

    第二条 公共教学服务中心内部控制目标主要包括:保证本单位经济活动合法合规、设备采购活动公平公正、设备资产管理安全有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果。

    第三条 本规范指导条例所称内部控制,是指中心为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对中心整体工作和经济活动的风险进行防范和管控。具体包括:内部控制机制建设、内部管理制度建设、关键岗位人员管理、其他内部控制机制等其他情况。

    第四条 中心负责人对本单位内部控制制度的建立、健全和有效实施负责。

    第二章 内部控制机制

    第五条 中心民主议事与工作通报制度

    为有效开展工作,体现民主参与和群众监督意识,增加中心各项工作开展的透明度,凝聚中心合力,根据中心业务性质和机构设置特点,建立和实行中心民主议事和工作通报制度。

    (1)成立民主议事小组。民主议事小组由5-7人组成,每年调整1次。

    (2)民主议事小组主要职责是参与中心重要工作的集体决策、过程实施与民主监督等工作,具体包括工作计划编制、设备集中采购、教室功能规划建设、内部人事变动与处理、财务预决算计划、内部管理制度制定等内容,实现民主与集中管理。

    (3)建立中心工作通报制,利用定期工作例会,向全体人员通报由中心形成的重大决定、日常工作进展,以及由民主议事小组形成的各类处理意见。

    第六条 中心财务“一支笔”审批制度

    (1)为了加强中心财务管理,明确经济责任,规范经费开支,按照学校规定,实行中心负责人一支笔审签制度。

    (2)中心负责人履行“一支笔”审批职能,中心所有的财务支出都必须经中心负责人审批后,才能报销。

    (3)“一支笔”审批人要增强审批责任感,了解相关的会计法规和财经纪律,熟悉和了解一支笔审批范围、权限、层次和程序,严格按制度进行审批。

    (4)中心“一支笔”审批人在审批中心各项费用支出时,应认真审核经济业务活动的真实性、合法性、完整性,并对中心的财务收支活动承担相应的会计法律责任。

    (5)中心办公室负责提供各类审签材料及凭据,对报销不合法、凭据不完整、程序不规范的审签事项,“一支笔”审批人必须予以拒签。

    (6)中心所有审签的报销项目必须在单位的经费预算中有体现,对不在年度预算范围内的审签项目,应在经过单位民主议事小组集体商议后,按照学校的相关规定进行审签。

    (7)单位办公室主任对中心负责人履行“一支笔”审批职能进行全程监督与配合,以杜绝单位财务报销活动中犯规现象的出现。

    第三章  内部管理制度

    第七条 内部财务管理

    (1)中心根据工作需要,立足于教学需求,在学校相关职能部门的指导下,认真做好单位年度经费预算申报工作。经费预算申报工作包括:国家教育部提供的设备修购专项资金使用预算、学校提供的设备运行保障资金预算、校内专项资金使用预算、单位办公行政经费预算等。

    (2)严格规范单位各项资金的使用行为,实行专帐专管、专款专用。

    (3)中心办公室负责本单位的财务管理工作,主要包括:年度经费预算与决算、单位人员经费支出编报、行政办公经费支出、出差经费报销、设备采购资金支付等。

    (4)单位人员经费主要指由单位行政经费和单位计划外收入中支出的各类补贴和其他相关费用。该经费的支出和使用必须严格执行学校的相关人事和财务工作规定,相关标准必须报相关部门审核和备案。

    (5)单位财务工作人员应科学、规范、合法、合规地开展工作,重视和规范个人行为,杜绝“谎报、虚保、漏报”等违规行为的发生。

    (6)中心负责人对本单位的资金运行和财务管理活动负主要责任,严格规范资金使用、审核和报销手续及程序,切实履行好“一支笔”审签制度。

    (7)配合学校财务部门做好年度预算资金的使用情况统计和决算工作,并以适当方式向本单位职工通报本年度财务预算、执行与决算情况。

    第八条“三公“经费管理

    (1)根据中心机构设置性质,三公经费的范围仅指中心的公务接待费用。

    (2)中心公务接待活动的组织及经费管理,严格根据中办、国办《党政机关国内公务接待管理规定》、《教育部国内公务接待管理实施办法》和学校制定的《进一步加强公务接待管理工作的若干规定》执行。

    (3)中心公务接待,是指现代教育技术协会的领导、专家,校外有关单位的同行到学校检查指导、考察调研、学习交流等活动的接待工作。

    (4)中心公务接待活动,由中心办公室负责统一安排。公务接待活动应坚持“有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明”的原则。

    (5)中心负责人应对本单位公务接待活动进行严格控制和把握,对因工作需要超出原计划外的活动或公务接待经费超支的报销,应按照学校的规定,履行相关申报手续。

    第九条 物资采购管理

    (1)中心物资采购内容主要包括教学设备、办公设备和各类耗材,资金主要来源于:教育部设备修购专项资金、学校教学设备运行保障经费、学校核定的其他专项经费等。

    (2)中心应在严格执行国家和学校相关法规和制度的基础上,遵循“立足教学、科学规划,采购规范、管理有序,公开公正、廉洁高效”的原则,有序地开展物资采购工作。

    (3)中心在物资采购工作过程中,应坚持“计划与调研相结合,需求与应用相结合,规模与资金相结合”的指导思想,量力而行,并严格执行操作程序。

    (4) 中心物资采购工作由中心办公室负责组织和实施,具体内容包括采购物资信息统计、市场信息调研、技术参数确定、采购计划编制、参与招投标等工作。中心负责人负责采购工作的指导与全程监管。

    (5) 为体现中心物资采购工作的公开性和透明性,采购金额在10万及以上的大宗物资采购工作必须按“两上两下”的程序进行,即“基层上报数据、中心数据汇总、民主集中商议、单位审核上报”。

    (6)无论采购物资金额的大小,所有物资采购必须编制计划,且由中心负责人审定并签署意见后方可执行,无中心负责人签署意见,工作人员不得擅自采购任何物资。

    (7)中心物资采购工作一般由2名工作人员同时负责进行。采购工作人员必须严格按照物资采购计划,在学校职能管理部门的指导下完成物资招标、合同签订、签收设备、设备验收、清点入库等工作。

    (8)物资采购工作人员应认真学习和领会物资采购工作文件和相应的规章制度,严守物资采购工作纪律,并积极参加学校相应职能管理部门组织的岗位培训工作。

    第十条 设备资产管理

    (1)凡由中心代管,设备资产单价在规定额度以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产,或单价虽未达到规定标准,但使用需求较大的大批同类物资,均列入中心设备资产管理的范畴。

    (2)中心负责人授权办公室作为设备资产管理的归口部门,负责中心所有设备的集中采购、资产入账登记、验收和统筹管理工作,并指定1名人员作为专职资产管理员,负责具体的日常管理工作。

    (3)专职资产管理员应在学校财务资产部门的指导下,做好设备资产的账目登记、验收、核查、调拨、报废等工作。要求每年对中心所负责管理的设备资产至少清查一次,做到账、卡、物相符,对设备资产的盘查和盘亏,应当按规定程序及时处理。

    (4)考虑到中心代管设备资产数量大、分散广的特殊性,中心建立和实行设备资产分区承包责任制管理模式。各工作区管理人员,按照中心要求按年度签订设备资产管理承包合同,明确各自责任,并协助中心专职设备资产管理员做好设备的定期清查和核实工作,使设备资产管理做到“进出有序、进出有据、进出有帐、进出平衡”。

    (4)科学规范中心低值易耐用品、常规易耗品的使用与管理。所有低值易耐用品、常规易耗品,均由中心办公室进行集中管理。各区工作人员负责统计和上报使用需求信息,由中心办公室核实后列入年度采购计划。中心办公室负责低值易耐用品、常规易耗品的实名领取发放工作,并及时做好入库与出库的登记、核查工作。

    (5)考虑到中心教学设备报损、报废数量较大的特殊性,中心资产管理员应严格按照学校设备资产管理办法,做好对报损、报废设备的数据统计、实物核查、报废上报、实物移交与登记备案等环节的工作。

    (6)中心设备资产管理员在完成每年度的设备资产核查工作后,应及时向中心负责人汇报本单位设备资产的在册、在帐、分布与使用状况。中心负责人就本单位设备资产管理中存在的隐患和问题,及时提出整改建议,并责成资产管理员做好相应的整改落实工作。

    (7)教育和指导工作人员应重视和做好设备资产管理工作,因个人失职或渎职行为导致设备管理混乱、设备不明丢失的,由中心按照学校相应的规定和本单位规章制度进行处理,并追究相应的经济责任。

    第十一条 各类合同管理

    由中心参与制订和管理的合同主要包括:设备资产采购供货合同和单位人员聘用合同。

    (1)中心应根据本单位人员用工和物资采购工作需要,在学校相关职能管理部门的指导与协助下,参与合同的起草与签订。

    (2)各类合同的起草必须严格遵守和执行国家和学校公布的相关法律、法规和其他相关政策。对体现本单位人员聘用和物资采购工作需求的特殊性条款,应本着双方自愿的原则,在不违反政策的前提下达成一致意见,体现和保护双方利益。

    (3)中心办公室统筹负责合同的起草、审核、执行、保存与建档管理工作等。对于物资采购供货合同,中心办公室必须严格按照既定合同要求,做好对设备供应环节在数量、品牌、指标、供货时间等方面的督查与登记工作,以保证合同执行的规范性和有效性。

    (4)当出现合同纠纷时,中心应坚持“以事实为依据、以法律为准绳,以合同条款为标准的原则,双方协商解决。

    (5)合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位或个人,并将有关资料汇总、归档,以备检查,保证合同过程管理的完整性。

    第四章 关键岗位人员管理

    第十一条 中心办公室主任和设备资产管理员为本单位关键岗位人员。

    第十二条 中心办公室主任聘任条件:具有较强的政治和组织观念、高度的责任感和事业心,一般为党员;具有硕士或以上毕业学历;具有现代教育技术或计算机应用专业背景;具有较强的组织和管理能力;工作勤奋,任劳任怨,具有较强的独立工作能力和工作创新意识;善于沟通,团结同事,具有较好的群众基础和个人威信。

    中心办公室主任的选聘一般采取由中心负责人提名,经中心民主议事小组集体商议后,由中心负责人确定和聘用。

    第十三条 设备资产管理员聘任条件:具有较强的工作责任心,工作认真细致,并具有运用办公自动化管理软件对设备资产进行辅助管理的能力。

    中心设备资产管理员,由中心办公室主任提名,报中心负责人审核批准。

    第十四条 中心办公室主任和资产管理员作为关键岗位工作人员,其工作行为全程接受中心全体工作人员监督。关键岗位人员考核与中心职工年度考核同步进行,一般采取个人自评、群众测评和单位负责人综合评价的方法进行。

    第十五条 中心应积极创造条件,统筹安排中心关键岗位人员参加校内外组织的各类工作和技术培训与教育。

    第十六条 中心关键岗位人员应从自身工作的要求出发,严格遵守国家和学校颁布的各类法规和政策,认真学习和领会相关精神,提高自身政策理解力、有效执行力、廉洁自律力,在工作中严格规范个人行为,公平、公正、科学、规范处理所有事务。

    第五章 其他内控制度

    第十八条 单位公章管理制度

    (1)单位公章主要用于由中心签发的各类文件或文书,包括:包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表、项目合同、协议、对外联系公函和其他需要的签章等。

    (2)单位公章由中心负责人授权指定专人进行规范使用和严格保管。

    (3)公章保管人应妥善保管好公章,不得擅自将公章携带外出,或私自转交他人。因事离岗时,须向单位负责人汇报,由单位负责人指定人员暂时代管,以免贻误工作。

    (4)因工作需要使用单位公章时,一律由中心办公室主任负责提供和审核相关的使用材料,保证使用签章材料的规范性,在报中心负责人审核签字后,方可使用。

    (5)公章保管人员应规范公章的使用行为,不得私自或违规使用公章,否则应承担相应的后果。

    (6)单位公章的刻制、变更和销毁应严格遵循国家和学校的规定。

    第十九条 本条例为中心开展工作的内部控制规范性指导条例,具体实施细则参照由中心制订的关于人员管理、考核、设备采购、经费及资产管理等方面的管理工作规定。

    二〇一四年七月制订